 教員へのメールの書き方 1年生はもちろんですが、上回生でも教員へのメールの送り方について自信がないという人もいるのではないでしょうか。以下のものは、今までの経験や各ホームページなどを参考にしながら、メールの書き方についてを九工大の実情に合わせて書いたものです。 偉そうなことを言っていますが、これを書いた私もみなさんと同じ一学生に過ぎないので、間違ってる点などがありましたら、メールやTwitterを通じて教えていただけると幸いです。 ■ 全般 電子メールは相手の都合のいい時間に読んでもらえるというのが利点ですが、それでも深夜帯の送信は控えた方がいいかと思います(もちろんこれはそれぞれの考え方で違うとは思いますが)。そもそも、深夜にメールを送ったとしても、返信が来るのは早くても翌朝です。そのため、急ぎの場合はメーラーの機能などを活用して、翌朝の早い時間に送信されるように予約を入れておくのがいいと思います。 また、このページを読むときに念頭に置いておいて欲しいのは、友達とのLINEと教員へのメールは別物だということです。敬語などはもちろんですが、良く知った人間どうしでやりとりをするLINEとは異なり、自分よりも上の立場の、それも友人同士よりはつながりの薄い相手に対して送るものであるので、いろいろなマナーだったりに気をつける必要があります。 教員から返信が来て、要件が済んだ場合には簡単なものでいいのでお礼のメールを送るようにしましょう。 ■ メールアドレス 常勤の教員の場合、研究者情報の検索ページからメールを送りたい教員の名前を見つけ出し、名前をクリックして研究者の詳細情報のページに飛ぶとメールアドレスが記載されていることが多いです。 また、シラバスにメールアドレスが掲載されている場合も多いです。 ただし、非常勤の教員の場合シラバスにもメールアドレスが記載されていないので、教務係に行って連絡してくれるよう頼む必要があります。急ぎの場合などでどうしても直接メールを送りたい場合には、Googleなどで教員のフルネームで検索をかけたら、その教員が所属している他の大学のページなどからメールアドレスを知ることができる場合があります。教員のフルネームはシラバスから知ることができます。 ホームページに掲載されているメールアドレスは、迷惑メール対策として@が別の文字に置き換えられていたり、一部の文字が全角になっていたりすることがあるので気をつけましょう。 ■ 件名 簡潔で、何についてのメールなのかがすぐ分かるものにしましょう。大学教員というのは人によっては1日数十通以上の大量のメールを受け取っている人もいるので、適当な件名をつけて送ったら読むのを後回しにされたり、重要でないメールと判断されてしまう場合があります。 たとえばプログラミングの成績について聞きたい場合、"質問"や"プログラミング"、あるいは"プログラミングについて"や"試験の成績について"などとするのではなく、"プログラミングの成績についての質問"などとしたほうが良いでしょう。 ■ 出だし 誰に宛ててのメールなのかが分かるよう、宛名をつけましょう。宛名は○○先生とするのが無難です。○○教授などとした場合、万が一肩書きを間違えていた場合に失礼です。○○先生としておくと、教授でも准教授でも助教でもどの教員に対しても使えます。 また、メールの文頭では、最低限学科・学籍番号と名前(できればフルネームで)を書くようにしましょう。非常勤の教員など学外の教員にメールを送る場合には大学名・学部名も名乗った上で、何の科目を履修しているのかを記載したほうがいいかと思います。 ■ 本文 当然ですが、敬語を使うようにしましょう。ただし、丁寧な表現にしようとして二重敬語になるなどの誤った敬語表現にならないように気をつけましょう。 本文は自分が何を知りたいのか、あるいは何をして欲しいのかといった情報を具体的に書くべきです。ただし、ダラダラと書くのではなく、できるだけ簡潔に書くべきです。 教授に面談の約束や質問といったお願いごとをするときは、「お忙しいところすみません」などの表現があるといいかと思います。また、お願いごとを強要するような表現は避け、「していただけないでしょうか」などの表現を使うのが良いです。そして、自分の過失(レポートの提出期限遅れなど)がある場合には、必ず謝罪の言葉を入れるようにしましょう。 面談などアポを取る時は、よく何日の何限が空いてますなどとする人が居ますが、自分の空いている時間を複数、できれば3つ以上提示するべきです。そうした上で、この中から先生の都合のいい時間を教えてほしいとすべきです。 本文の最後は「よろしくお願いします」でしめるのが無難です。 ■ 添付ファイル レポートの提出などでファイルを添付する場合には、本文中にその旨を記載するようにしましょう。また、添付することを忘れないようにしましょう。画像ファイルを添付する場合には、サイズは大きすぎず内容もきちんと確認できる程度のサイズにしましょう。 ■ 署名 署名とは、メールの文末に記された送信者についての情報のことです。できればメールの最後には署名をつけるようにしましょう。署名には名前とメールアドレスと所属(学科学年など)を最低限載せておくといいかと思います。署名は設定をすれば、メールの文末に自動でつけるようにできます。 送信前の簡易チェックシート 1.件名は適切なものが入力されているか？ 2.正しい宛名が書かれているか？(漢字含めて) 3.自分が誰であるかきちんと名乗っているか？ 4.ちゃんと要件は書かれているか？ 5.ファイルの添付忘れなどはないか？ テンプレート1(アポを伴わないお願いごと) 件名:計算機システム1の成績についての質問 本文: ○○先生 学籍番号162320xx、電子情報工学科1年の○○ ○○と申します。 第2クオーターに受講した計算機システム1の成績が出ていましたが、レポートの得点など成績の詳しい内訳が知りたいので教えていただけないでしょうか? お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いします。 ================ ○○ ○○ 電子情報工学科1年 学籍番号162320xx q2320xxX@mail.kyutech.jp ================ テンプレート2(アポを伴うお願いごと) 件名:データ構造とアルゴリズムの他学科履修についての相談 本文: ○○先生 学籍番号152320xx、電子情報工学科2年の○○ ○○と申します。 電子情報工学科1年次必修科目のデータ構造とアルゴリズムですが、昨年単位を取得出来なかったので、今年再履修します。しかし、データ構造とアルゴリズムが開講されている○曜日○限には2年次必修科目の○○○○が開講されているため、△曜日△限に開講されている○○情報工学科のデータ構造とアルゴリズムを他学科履修したいと考えています。 教務係に相談に行ったところ、他学科履修のためには○○先生の許可を受けて他学科履修願に捺印してもらう必要があると聞いたので、相談させていただきたいと思いメールさせていただきました。 直接研究室の方へお伺いしたいと考えていますが、先生のご都合のつかれる時間を教えていただけないでしょうか?私は○日の2限と5限、○日の4限以降、○○日の1・2限は講義がありません。 お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いします。 ================ ○○ ○○ 電子情報工学科2年 学籍番号152320xx p2320xxX@mail.kyutech.jp ================ |